○国立大学法人神戸大学職員における改姓の届出並びに旧姓及び通称使用取扱要項
(令和5年2月13日)
(目的)
第1条　この要項は，国立大学法人神戸大学(以下「本学」という。)における職員の改姓の届出並びに旧姓及び通称の使用に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条　この要項において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1)　改姓　婚姻等により戸籍上の氏を改めることをいう。
(2)　旧姓　婚姻等により戸籍上の氏を改める前の戸籍上の氏をいう。
(3)　通称　戸籍上の氏名(以下「本名」という。)に代えて本名以外の呼称で本名に代わるものとして広く通用しているもの等(旧姓を除く。)をいう。
(使用の要件)
第3条　旧姓は，学長が第7条に規定する職員からの届出を受理した場合に限り，使用することができる。ただし，本学が作成する文書等でその変更に時間を要するもの等については，この限りでない。
2　通称は，学長が第8条に規定する職員からの申出を許可した場合に限り，使用することができる。ただし，本学が作成する文書等でその変更に時間を要するもの等については，この限りでない。
(旧姓・通称使用担当相談者)
第4条　本学に，旧姓及び通称の使用についての相談を受け，必要な連絡調整及び周知徹底を行うため，旧姓・通称使用担当相談者(以下「相談者」という。)を置く。
2　相談者は，総務部人事課長をもって充てる。
(旧姓・通称使用担当)
第5条　部局等における旧姓・通称使用担当は総務担当係とし，旧姓及び通称使用の相談を受け，また，相談者との連絡調整等を行う。
(改姓手続)
第6条　戸籍上の氏を改姓した職員は，改姓届(別記様式第1号)を部局等における総務担当係を通じて速やかに学長へ届け出なければならない。
2　前項の規定による届出には，改姓の事実が確認できる書類を添付するものとする。
(旧姓使用手続)
第7条　旧姓使用を希望する職員は，旧姓使用届出書(別記様式第2号)を旧姓・通称使用担当を通じて学長へ届け出なければならない。
2　学長は，前項の規定により届出のあった戸籍上の氏と旧姓について，当該職員との同一性の確認ができたときは，その届出を受理するものとする。
3　相談者は，前項の規定により届出が受理されたときは，旧姓使用受理通知書(別記様式第3号)により，旧姓・通称使用担当を通じて，当該職員に通知するものとする。
(通称使用手続)
第8条　通称使用を希望する職員は，通称使用申出書(別記様式第4号)を旧姓・通称使用担当を通じて通称の使用開始を希望する日の1月前の日までに学長へ申し出なければならない。
2　学長は，前項の規定により申出のあった通称が広く通用していること等の客観的事実を確認するため，当該職員に対し必要な書類の提出を求めることができる。
3　学長は，審査委員会の議を経て申出を許可するものとする。
4　前項により通称使用を許可した場合，通称の使用開始時期について，管理運営上支障があると認められるときは，時期を指定することができる。
5　相談者は，第3項の規定により申出が許可されたときは，通称使用許可通知書(別記様式第5号)により，旧姓・通称使用担当を通じて，当該職員に通知するものとする。
(使用範囲)
第9条　旧姓及び通称は，次に掲げる文書等を除き，使用することができるものとする。
(1)　税関係文書(源泉徴収票，扶養控除等申告書，保険料控除申告書等)
(2)　共済事業関係文書(組合員証，被扶養者申告書，各種給付金請求書，各種福祉事業申込書等)
(3)　財形貯蓄関係文書
(4)　旅券関係文書
(5)　訴訟関係文書
(6)　保険関係文書(生命保険，厚生年金，健康保険等の社会保険，雇用保険等)
(7)　給与支給関係文書(人事給与システムを通じて氏名が印字される文書等(職員別給与簿，基準給与簿，給与支給明細書等))
(8)　その他旧姓若しくは通称を使用することが困難である，又はふさわしくないもの
2　旧姓の使用を受理された場合は，原則として旧姓のみを使用するものとする。ただし，戸籍上の氏及び旧姓の併記が必要又は事務処理上効率的な文書等については，この限りでない。
3　通称の使用を許可された場合は，原則として通称のみを使用するものとする。ただし，本名及び通称の併記が必要又は事務処理上効率的な文書等については，この限りでない。
(旧姓使用中止手続)
第10条　旧姓を使用している職員がその使用を中止するときは，旧姓使用中止届(別記様式第6号)を旧姓・通称使用担当を通じて学長へ届け出なければならない。当該職員は，その届出をした時点から戸籍上の氏を使用することができるものとする。ただし，本学が作成する文書等でその変更に時間を要するもの等については，この限りでない。
(通称使用中止手続)
第11条　通称を使用している職員がその使用を中止するときは，通称使用中止届(別記様式第7号)を旧姓・通称使用担当を通じて学長へ届け出なければならない。当該職員は，その届出をした時点から本名を使用することができるものとする。ただし，本学が作成する文書等でその変更に時間を要するもの等については，この限りでない。
(雑則)
第12条　この要項に定めるもののほか，職員の改姓の届出並びに旧姓及び通称の使用に関し必要な事項は，別に定める。
附　則
1　この要項は，令和5年3月1日から施行する。
2　この要項施行の際現に旧姓の使用を認められている職員は，この要項により旧姓の使用の申出を受理されたものとみなす。