○神戸大学法人文書等の移管等に関する要項
(平成23年3月31日制定)
改正
平成30年3月30日
(趣旨)
第1条
この要項は，神戸大学法人文書管理規則（平成23年3月31日制定。以下「規則」という。）第11条第4項の規定に基づき，保存期間（規則第11条第7項及び第8項の規定により保存期間が延長された場合にあっては，延長後の保存期間をいう。以下同じ。）が満了した法人文書ファイル等のうち歴史資料として重要なものの神戸大学大学文書史料室（以下「大学文書史料室」という。）への移管について定めるとともに，神戸大学（以下「本学」という。）の歴史に係る資料の大学文書史料室への送付及び移管について定めるものとする。
(法人文書ファイル等の移管)
第2条
大学文書史料室に移管するものとして，規則第11条第1項に定める「歴史資料として重要なもの」とは，規則別表第2の規定により保存期間満了時の措置設定基準が移管と定められている法人文書ファイル等のうち，文書管理者と神戸大学大学文書史料室長（以下「大学文書史料室長」という。）との協議により，次に掲げる事項が記録されていると認められたものその他これに準ずると認められたものとする。
(1)
本学の過去の主要な活動を跡づけるために必要な，大学運営上の重要な事項に係る意思決定
(2)
前号の意思決定に至るまでの審議，検討又は協議の過程，及びその意思決定に基づく活動の過程
(3)
第1号の意思決定に至らなかった事項であっても，歴史資料として価値が認められる場合は，その審議，検討又は協議の過程
(4)
本学の過去の顕著な教育上又は研究上の業績を跡づけるために必要な活動の過程
(5)
本学の職員，学生及び卒業生の顕著な社会貢献等の業績を跡づけるために必要な活動の過程
2
前項の協議は，次の各号に定めるところにより行うものとする。
(1)
文書管理者は，法人文書ファイル等について，規則第11条第1項の規定に基づき保存期間の満了前のできる限り早い時期に保存期間が満了したときの措置を定める場合は，保存期間満了時の措置を記載した台帳（規則別紙様式第2号の神戸大学法人文書ファイル管理簿の様式に準ずる。）を大学文書史料室長に提出し，協議を行うものとする。
(2)
文書管理者は，法人文書ファイル等について，保存期間が満了する年度において移管の決定を行う場合は，保存期間が満了する日までに，移管又は廃棄しようとする法人文書ファイル等の台帳（規則別紙様式第2号の神戸大学法人文書ファイル管理簿の様式に準ずる。）を大学文書史料室長に提出し，協議を行うものとする。
3
文書管理者は，前項第2号の協議を経て，総括文書管理者の指示により，法人文書ファイル等を移管することを決定したときは，移管する法人文書ファイル等の目録（規則別紙様式第2号の神戸大学法人文書ファイル管理簿の様式に準ずる。）を添えて，大学文書史料室へ移管するものとする。
(学内印刷物の送付)
第3条
本学において次の各号に掲げる印刷物（電磁的記録を含む。）を作成したときは，作成者は，1部を大学文書史料室に送付するものとする。
(1)
年史，沿革史，略史その他の歴史書及び写真集
(2)
大学概覧，広報誌（紙），催事パンフレットその他の広報刊行物（定期刊行物を含む。）
(3)
役職者名簿その他の名簿及び目録
(4)
履修案内，シラバス，学生便覧，授業時間割表，学生生活案内その他の修学関係資料
(5)
大学案内，学部･研究科案内，入学者選抜要項，学生募集要項その他の入試関係資料
(6)
自己点検・評価報告書，年次報告書その他の教育研究活動に関する報告書
(7)
調査統計報告書，財務状況報告書その他の行政資料
(8)
規則集
(9)
その他本学の歴史に係る資料として大学文書史料室長が指定したもの
(その他本学の歴史に係る資料の移管)
第4条
第2条第1項及び前条に定めるもののほか，部局等の保有する本学の歴史に係る各種資料のうち当該部局等において利用の予定がないものについては，大学文書史料室への移管に努めるものとする。
2
前項の移管については，第2条の協議に関する規定を準用する。
(雑則)
第5条
この要項に定めるもののほか，この要項の実施に関し必要な事項は，総括文書管理者と大学文書史料室長が協議して定める。
附 則
この要項は，平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成30年3月30日)
この要項は，平成30年4月1日から施行する。