○神戸大学法人文書管理規則
(平成23年3月31日制定)
改正
平成23年6月30日
平成24年3月21日
平成25年3月27日
平成25年6月25日
平成25年9月27日
平成26年3月27日
平成27年3月31日
平成27年9月30日
平成28年3月31日
平成28年9月30日
平成29年3月31日
平成29年5月31日
平成30年3月30日
平成30年6月28日
平成30年12月20日
平成31年2月28日
平成31年3月29日
令和元年9月30日
令和2年3月31日
令和3年3月31日
令和3年6月29日
令和3年9月30日
令和4年3月31日
令和4年9月30日
令和5年3月31日
令和5年9月7日
令和6年3月27日
令和7年3月31日
令和7年4月30日
(趣旨)
第1条　この規則は，公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「公文書管理法」という。）第13条第1項の規定に基づき，神戸大学（以下「本学」という。）における法人文書の適正な管理について，必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この規則において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　法人文書　本学の役員又は職員（以下「職員等」という。）が職務上作成し，又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって，職員等が組織的に用いるものとして，本学が保有しているものをいう。ただし，公文書管理法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(2)　教育・研究関係文書　前号に規定する法人文書のうち教員又は教員組織が保有するものをいう。
(3)　法人文書ファイル等　本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
(4)　法人文書ファイル管理簿　本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置，保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(5)　部局等　各機構，各学部，各研究科，高等学術研究院，経済経営研究所，附属図書館，医学部附属病院，附属学校部，各学内共同教育研究推進組織，各学内共同管理・支援組織，産官学連携本部，地域連携推進本部，DX・情報統括本部，カーボンニュートラル推進本部，ウェルビーイング推進本部，事務局(戦略企画室，監査室及び内部統制室を含む。)及び国立大学法人神戸大学学則(平成16年4月1日制定)第18条第1項の規定により設置される室をいう。
(管理体制)
第3条　本学に総括文書管理者を置き，事務局長をもって充てる。
2　総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。
(1)　法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2)　法人文書の管理に関する必要な改善措置の実施
(3)　法人文書の管理に関する研修の実施
(4)　組織の新設，改編又は廃止に伴う必要な措置
(5)　法人文書ファイル保存要領その他この規則の実施に必要な要項等の整備
(6)　その他法人文書の管理に関する事務の総括
3　本学に副総括文書管理者を置き，総務部長をもって充てる。
4　副総括文書管理者は，第2項に規定する事務について，総括文書管理者を補佐するものとする。
5　本学に，文書管理者及び文書管理担当者を別表第1のとおり置く。
6　文書管理者は，前項において文書管理担当者を指名したときは，総括文書管理者にその氏名又は役職等を報告するものとする。
7　文書管理者は，その管理する法人文書について，次に掲げる事務を行うものとする。
(1)　保存
(2)　保存期間が満了したときの措置の設定
(3)　法人文書ファイル管理簿への記載
(4)　移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等
(5)　管理状況の点検等
(6)　第5条に規定する法人文書の作成，第7条第1項に規定する保存期間表変更の申出等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員等の指導
8　文書管理担当者は，文書管理者を補佐するものとする。
9　第5項の規定にかかわらず，教育・研究関係文書等の管理に当たっては，部局等の長を文書管理者とし，当該部局等の教員等を文書管理担当者とする。
10　本学に文書監査責任者を置き，総務部長をもって充てる。
11　文書監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員等の責務)
第4条　職員等は，公文書管理法の趣旨に則り，関連する法令等及びこの規則並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。
(作成)
第5条　職員等は，文書管理者の指示に従い，公文書管理法第11条第1項の規定に基づき，同法第1条の目的の達成に資するため，本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。
2　別表第2に掲げられた業務については，当該業務の経緯に応じ，同表の法人文書の類型を参酌して，文書を作成するものとする。
3　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，コンピュータネットワーク等を活用し職員の利用に供するものとする。
4　文書の作成に当たっては，常用漢字表（平成22年内閣告示第2号），現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第1号），送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第2号）及び外来語の表記（平成3年内閣告示第2号）等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
(整理)
第6条　職員等は，次項の規定に従い，次に掲げる整理を行わなければならない。
(1)　作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2)　相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
(3)　前号の法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
2　法人文書ファイル等は，本学の事務及び事業の性質，内容等に応じて系統的に分類（別表第2に掲げられた業務については，同表を参酌して分類）し，分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第7条　文書管理者は，別表第2に基づき，保存期間を定めるものとする。
2　文書管理者は，前項の保存期間を変更する必要があると認めるときは，総括文書管理者にその旨を申し出るものとする。
3　総括文書管理者は，前項の申出により，保存期間表を変更する必要を認めるときは，これを調整するものとする。
4　前条第1項第1号の保存期間の設定については，別表第2により行うものとする。
5　前項の保存期間の設定においては，公文書管理法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては，1年以上の保存期間を定めるものする。
6　第4項の保存期間の設定においては，歴史公文書等に該当しないものであっても，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる文書については，原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。
7　第6条第1項第1号の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
8　第6条第1項第3号の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
9　第4項及び前項の規定は，文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては，適用しない。
(保存要領)
第8条　総括文書管理者は，法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう，法人文書ファイル保存要領を作成するものとする。
2　法人文書ファイル保存要領には，次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1)　紙文書の保存場所・方法
(2)　電子文書の保存場所・方法
(3)　文書管理に関する引継手続
(4)　その他適切な保存を確保するための措置
3　文書管理者は，法人文書ファイル保存要領に従い，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りではない。
(集中管理の推進)
第9条　総括文書管理者は，法人文書の劣化及び散逸を防止し，移管業務の円滑化を図るため，本学における法人文書の集中管理に関する方策を講ずるよう努めるものとする。
(法人文書ファイル管理簿)
第10条　総括文書管理者は，本学の法人文書ファイル管理簿について，公文書等の管理に関する法律施行令（平成22年政令第250号。以下「施行令」という。）第15条第2項の規定に基づき，磁気ディスクをもって調製するものとする。
2　法人文書ファイル管理簿の様式は，別紙様式第1号のとおりとする。
3　法人文書ファイル管理簿は，総務部総務課において一般の閲覧に供するとともに，神戸大学ホームページにおいて公表するものとする。
4　文書管理者は，少なくとも毎年度1回，管理する法人文書ファイル等（保存期間が1年以上のものに限る。）の現況について，施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
5　法人文書ファイル管理簿への記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。）第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
6　文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，神戸大学大学文書史料室（以下「大学文書史料室」という。）に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が別記様式第1号に準じて調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
(移管，廃棄又は保存期間の延長)
第11条　文書管理者は，法人文書ファイル等について，別表第2に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置として，歴史資料として重要なものにあっては大学文書史料室への移管の措置を，それ以外のものにあっては廃棄の措置をとることを定めなければならない。
2　前条第4項の法人文書ファイル等については，総括文書管理者の同意を得た上で，法人文書ファイル管理簿への記載により，前項の措置を定めるものとする。
3　文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，第1項の規定による定めに基づき，大学文書史料室に移管し，又は廃棄しなければならない。
4　法人文書の大学文書史料室への移管に関し必要な事項は，別に定める。
5　文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等に，公文書管理法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして大学文書史料室において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，大学文書史料室に意見を提出しなければならない。
6　法人文書を廃棄するに当たっては，廃棄する法人文書の内容に応じた方法で行うものとし，当該法人文書に情報公開法第5条各号に規定する不開示情報が記録されているときは，当該不開示情報が漏えいしないようにしなければならない。
7　文書管理者は，次に掲げる法人文書については，保存期間の満了する日が経過した後においても，各号の区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間，保存期間を延長しなければならない。この場合において，一の区分に該当する法人文書が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間，保存しなければならない。
(1)　現に監査，検査等の対象になっているもの　当該監査，検査等が終了するまでの間
(2)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間
(3)　現に係属している異議申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの　当該異議申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4)　開示請求があったもの　情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
8　文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，職務の遂行上必要があると認めるときは，その必要な限度において，一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において，当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも同様とする。
9　文書管理者は，前2項の規定により，保存期間を延長した場合は，延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
(点検・監査)
第12条　文書管理者は，自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2　文書監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3　総括文書管理者は，点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第13条　文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2　総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第14条　総括文書管理者は，公文書管理法第12条第1項の規定に基づき，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。
(研修)
第15条　総括文書管理者は，職員等に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
2　文書管理者は，総括文書管理者，独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員等を積極的に参加させなければならない。
(機密性を要する法人文書)
第16条　機密性を要する法人文書の取扱いに関し必要な事項は，別に定める。
(法律等との調整)
第17条　この規則にかかわらず，法律及びこれに基づく命令の規定により，法人文書の分類，作成，保存，廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては，当該事項については，当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによるものとする。
(雑則)
第18条　この規則に定めるもののほか，法人文書の管理に関し必要な事項は，別に定める。
附　則
1　この規則は，平成23年4月1日から施行する。
2　神戸大学法人文書管理規程（平成16年9月30日制定）は，廃止する。
附　則(平成23年6月30日)
この規則は，平成23年7月1日から施行する。
附　則(平成24年3月21日)
この規則は，平成24年4月1日から施行する。
附　則(平成25年3月27日)
この規則は，平成25年4月1日から施行する。
附　則(平成25年6月25日)
この規則は，平成25年7月1日から施行する。
附　則(平成25年9月27日)
この規則は，平成25年10月1日から施行する。
附　則(平成26年3月27日)
この規則は，平成26年4月1日から施行する。
附　則(平成27年3月31日)
この規則は，平成27年4月1日から施行する。
附　則(平成27年9月30日)
この規則は，平成27年10月1日から施行する。
附　則(平成28年3月31日)
この規則は，平成28年4月1日から施行する。
附　則(平成28年9月30日)
この規則は，平成28年10月1日から施行する。
附　則(平成29年3月31日)
この規則は，平成29年4月1日から施行する。
附　則(平成29年5月31日)
この規則は，平成29年6月1日から施行し，改正後の神戸大学法人文書管理規則の規定は，平成29年4月1日から適用する。ただし，適用日前に作成又は取得した法人文書の分類及び保存期間については，改正後の別表の規定にかかわらず，なお従前の例による。
附　則(平成30年3月30日)
この規則は，平成30年4月1日から施行する。
附　則(平成30年6月28日)
この規則は，平成30年7月1日から施行する。
附　則(平成30年12月20日)
この規則は，平成31年1月1日から施行する。
附　則(平成31年2月28日)
この規則は，平成31年3月1日から施行する。
附　則(平成31年3月29日)
この規則は，平成31年4月1日から施行する。
附　則(令和元年9月30日)
この規則は，令和元年10月1日から施行する。
附　則(令和2年3月31日)
この規則は，令和2年4月1日から施行する。
附　則(令和3年3月31日)
この規則は，令和3年4月1日から施行する。
附　則(令和3年6月29日)
この規則は，令和3年7月1日から施行する。
附　則(令和3年9月30日)
この規則は，令和3年10月1日から施行する。
附　則(令和4年3月31日)
この規則は，令和4年4月1日から施行する。
附　則(令和4年9月30日)
この規則は，令和4年10月1日から施行する。
附　則(令和5年3月31日)
この規則は，令和5年4月1日から施行する。
附　則(令和5年9月7日)
この規則は，令和5年10月1日から施行し，改正後の神戸大学法人文書管理規則の規定は，令和5年4月1日から適用する。
附　則(令和6年3月27日)
この規則は，令和6年4月1日から施行する。
附　則(令和7年3月31日)
1　この規則は，令和7年4月1日から施行する。
2　この規則の施行前に作成又は取得した法人文書の保存期間及び措置設定基準については，改正後の別表第2の規定にかかわらず，なお従前の例による。
附　則(令和7年4月30日)
1　この規則は，令和7年5月1日から施行し，改正後の神戸大学法人文書管理規則の規定は，令和7年4月1日から適用する。ただし，別表第1の改正規定中「新研究科等設置準備室」に係る規定は，令和6年7月1日から適用する。
2　この規則の施行前に作成又は取得した法人文書の保存期間及び措置設定基準については，改正後の別表第2の規定にかかわらず，なお従前の例による。
別表第1(第3条関係)
事務組織区分文書管理者文書管理担当者
総務部総務課総務課長文書管理者が指名する課長補佐又は室長補佐（課長補佐又は室長補佐が配置されていない場合は専門職員）
広報課広報課長　
人事課人事課長
業務支援室業務支援室長
企画部企画課企画課長
卒業生・基金課卒業生・基金課長
国際連携課国際連携課長
研究推進部研究推進課研究推進課長
連携推進課連携推進課長
DBLR推進室DBLR推進室長
財務部財務企画課財務企画課長
財務戦略課財務戦略課長
経理調達課経理調達課長
学務部学務課学務課長
学際教育課学際教育課長
学生支援課学生支援課長
国際交流課国際交流課長
入試課入試課長
施設部施設企画課長
情報推進課情報推進課長
国際人間科学部事務部鶴甲第一キャンパス事務課鶴甲第一キャンパス事務課長総務係長
会計係長
教務学生係長
鶴甲第二キャンパス事務課鶴甲第二キャンパス事務課長　総務係長
会計係長
教務学生係長
医学部事務部総務課総務課長文書管理者が指名する課長補佐（課長補佐が配置されていない場合は係長又は専門職員）
管理課管理課長
施設管理課施設管理課長
病院経営企画課病院経営企画課長
学務課学務課長
研究支援課研究支援課長
医事課医事課長
医療支援課医療支援課長
国際がん医療・研究センター事務室国際がん医療・研究センター事務室長
新研究科等設置準備事務室新研究科等設置準備事務室長
保健学研究科事務部事務長総務係長
会計係長
教務学生係長
工・システム事務部総務課総務課長文書管理者が指名する必要人数の課長補佐（課長補佐が配置されていない場合は係長又は専門職員）
会計課会計課長
学務課学務課長
海事科学研究科事務部事務長文書管理者が指名する事務長補佐
附属図書館事務部情報管理課長企画係長（社会科学系図書館）
自然科学系情報サービス係長
医学情報サービス係長
人文科学情報サービス係長
総合・国際文化学情報サービス係長
人間科学情報サービス係長
保健科学情報サービス係長
海事科学情報サービス係長
附属学校部事務部事務長総務係長
幼稚園・小学校事務係長
中等教育学校事務係長
特別支援学校事務係長
文理農等キャンパス事務部人文学研究科事務課
事務課長総務係長
会計係長
教務学生係長
文理農等キャンパス事務部理学研究科事務課事務課長総務係長
会計係長
教務学生係長
文理農等キャンパス事務部農学研究科事務課事務課長総務係長
会計係長
教務学生係
センター事務係長
文理農等キャンパス事務部科学技術イノベーション研究科事務課
事務課長文書管理者が指名する専門職員
教務学生係長
社会科学系事務部法学研究科事務課事務課長総務係長
会計係長
文書管理者が指名する専門職員
社会科学系事務部経済学研究科事務課事務課長総務係長
会計係長
学部・大学院教務係長
社会科学系事務部経営学研究科事務課事務課長総務係長
会計係長
文書管理者が指名する専門職員
社会科学系事務部国際協力研究科事務課事務課長文書管理者が指名する専門職員
教務係長
社会科学系事務部経済経営研究所事務課事務課長総務係長
会計係長
図書係長
監査室監査室長財務監査係長
内部統制室内部統制室長補佐文書管理者が指名する事務職員