○神戸大学個人情報管理規則
(平成17年3月17日制定)
改正
平成17年6月30日
平成17年9月30日
平成17年10月31日
平成18年3月31日
平成19年3月30日
平成19年5月31日
平成20年3月31日
平成21年3月31日
平成22年6月22日
平成23年3月31日
平成23年6月30日
平成24年3月21日
平成25年3月27日
平成25年6月25日
平成25年9月27日
平成26年3月27日
平成27年3月31日
平成27年9月30日
平成27年11月30日
平成27年12月22日
平成28年3月31日
平成28年9月30日
平成29年3月31日
平成29年5月23日
平成30年3月30日
平成30年6月28日
平成30年12月20日
平成31年2月28日
平成31年3月29日
令和元年9月30日
令和2年2月26日
令和2年3月31日
令和3年3月31日
令和3年6月29日
令和3年9月30日
令和4年3月29日
令和4年9月30日
令和5年3月31日
令和6年3月27日
令和7年3月31日
令和7年5月30日
(趣旨)
第1条　この規則は，個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。），行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）及び神戸大学が保有する個人情報の管理に関する指針（平成17年3月17日制定）に基づき，保有個人情報及び保有特定個人情報等の適切な管理について，必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この規則において「個人情報」とは，個人情報保護法第2条第1項に規定するものをいう。
2　この規則において「個人識別符号」とは，個人情報保護法第2条第2項に規定するものをいう。
3　この規則において「要配慮個人情報」とは，個人情報保護法第2条第3項に規定するものをいう。
4　この規則において「保有個人情報」とは，個人情報保護法第60条第1項に規定する保有個人情報であって，神戸大学（以下「本学」という。）が保有するものをいう。
5　この規則において「教員保有個人情報」とは，前項に規定する保有個人情報のうち教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。
6　この規則において「個人情報ファイル」とは，個人情報保護法第60条第2項に規定するものをいう。
7　この規則において「行政機関等匿名加工情報」とは，個人情報保護法第60条第3項に規定するものをいう。
8　この規則において「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは，個人情報保護法第60条第4項に規定するものをいう。
9　この規則において「個人番号」とは，番号法第2条第5項に規定するものをいう。
10　この規則において「特定個人情報」とは，番号法第2条第9項に規定するものをいう。
11　この規則において「特定個人情報等」とは，個人番号及び特定個人情報をいう。
12　この規則において「保有特定個人情報等」とは，特定個人情報等であって，本学が保有するものをいう。
13　この規則において「特定個人情報ファイル」とは，番号法第2条第10項に規定するものをいう。
14　この規則において「部局等」とは，各機構，各学部，各研究科，高等学術研究院，経済経営研究所，附属図書館，医学部附属病院，附属学校部，各学内共同教育研究推進組織，農学研究科附属食資源教育研究センター，各学内共同管理・支援組織，産官学連携本部，地域連携推進本部，DX･情報統括本部，カーボンニュートラル推進本部，ウェルビーイング推進本部，事務局(戦略企画室，監査室及び内部統制室を含む。)及び国立大学法人神戸大学学則(平成16年4月1日制定)第18条第1項の規定により設置される室をいう。
(管理体制)
第3条　本学に個人情報総括保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)1人を置き，学長が指名する理事をもって充てる。
2　本学に個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き，部局等の長(事務局にあっては，各部長及び情報推進課長とする。)をもって充てる。
3　本学に個人情報保護分担管理者(以下「保護分担管理者」という。)及び個人情報保護担当者(以下「保護担当者」という。)を別表のとおり置くものとする。
4　前項の規定にかかわらず，教員保有個人情報の管理に当たっては，部局等の教員を保護担当者とする。
5　本学に監査責任者を置き，企画部長をもって充てる。
6　総括保護管理者は，本学における保有個人情報，行政機関等匿名加工情報及び保有特定個人情報（以下「保有個人情報等」という。）の管理に関する事務を総括するものとする。
7　保護管理者は，保有個人情報等を適切に管理するものとする。
8　保護分担管理者は，保護管理者の職務を分担し，保有個人情報等を適切に管理するものとし，保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合は，当該情報システムの管理担当者と連携して適切に管理するものとする。
9　保護担当者は，保護管理者(事務組織にあっては，保護分担管理者)を補佐し，保有個人情報等の管理に関する事務を担当するものとする。
10　監査責任者は，保有個人情報等の管理の状況について監査するものとする。
(個人情報の保有の制限等)
第4条　保有個人情報を取り扱う役員又は職員(派遣労働者を含む。以下この条から第8条までにおいて「職員」という。)は，個人情報を保有するに当たっては，本学の業務(国立大学法人法(平成15年法律第112号)第22条の規定により本学が実施する業務をいう。以下同じ。)を遂行するため必要な場合に限り，かつ，その利用の目的をできる限り特定しなければならない。
2　職員は，前項の規定により特定された利用の目的(以下「利用目的」という。)の達成に必要な範囲を超えて，個人情報を保有してはならない。
3　職員は，利用目的を変更する場合には，変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的の明示)
第5条　職員は，本人から直接書面(電磁的記録を含む。)に記録された当該本人の個人情報を取得するときは，次に掲げる場合を除き，あらかじめ，本人に対し，その利用目的を明示しなければならない。
(1)　人の生命，身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(2)　利用目的を本人に明示することにより，本人又は第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(3)　利用目的を本人に明示することにより，国の機関，独立行政法人等，地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4)　取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
(適正な取得)
第6条　職員は，偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
(正確性の確保)
第7条　職員は，利用目的の達成に必要な範囲内で，当該保有個人情報(行政機関等匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。)に該当するものを除く。次条において同じ。)が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
(利用及び提供の制限)
第8条　職員は，法令に基づく場合を除き，利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し，又は提供してはならない。
2　前項の規定にかかわらず，職員は，次の各号のいずれかに該当し，かつ，当該保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し，又は提供することによって，本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるときは，利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し，又は提供することができる。
(1)　本人の同意があるとき又は本人に提供するとき。
(2)　本学の業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって，当該保有個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
(3)　行政機関(個人情報保護法第2条第8項に規定する行政機関をいう。)，他の独立行政法人等，地方公共団体又は地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において，保有個人情報の提供を受ける者が，法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し，かつ，当該個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
(4)　前3号に掲げる場合のほか，専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき，本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき，その他保有個人情報を提供することについて特別の理由のあるとき。
3　前項の規定は，保有個人情報の利用又は提供を制限する法令の規定の適用を妨げるものではない。
4　総括保護管理者は，個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは，保有個人情報の利用目的以外の目的のための本学の内部における利用を特定の職員に限るものとする。
(特定個人情報等の利用範囲等)
第9条　本学における個人番号を利用する事務の範囲，当該事務において利用する特定個人情報等の範囲及び役員又は職員（派遣労働者を含む。）のうち当該事務に従事する者は，総括保護管理者が別に定める。
(個人情報ファイル簿)
第10条　保護管理者は，個人情報ファイル(個人情報保護法第74条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下同じ。)又は特定個人情報ファイルを保有するに至ったときは，直ちに，別紙様式により個人情報ファイル簿を作成し，総括保護管理者に提出しなければならない。
2　保護管理者は，個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは，直ちに，当該個人情報ファイル簿を修正し，総括保護管理者に提出しなければならない。
3　保護管理者は，個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき，又はその個人情報ファイルが個人情報保護法第74条第2項第9号に該当するに至ったときは，遅滞なく，当該個人情報ファイルについての記載を消除するよう総括保護管理者に申し出なければならない。
4　保護管理者は，個人情報ファイルのうち，行政機関等匿名加工情報に該当すると認めるときは，個人情報保護法第108条に規定する事項を個人情報ファイル簿に記載しなければならない。
5　保護管理者は，行政機関等匿名加工情報を作成したときは，個人情報保護法第115条に規定する事項を個人情報ファイル簿に記載しなければならない。
6　個人情報ファイル簿は，総務部総務課において一般の閲覧に供するとともに，神戸大学ホームページにおいて公表するものとする。
(雑則)
第11条　この規則に定めるもののほか，保有個人情報等の管理に関し必要な事項は，別に定める。
附　則
この規則は，平成17年4月1日から施行する。
別表(第3条関係)
事務組織区分保護分担管理者保護担当者
総務部総務課総務課長保護分担管理者が指名する課長補佐，室長補佐又は専門職員
広報課広報課長
人事課人事課長
業務支援室業務支援室長
企画部企画課企画課長保護分担管理者が指名する課長補佐又は専門職員
卒業生・基金課卒業生・基金課長
国際連携課国際連携課長
研究推進部研究推進課研究推進課長
連携推進課連携推進課長
DBLR推進室DBLR推進室長保護分担管理者が指名する事務職員
財務部財務企画課財務企画課長保護分担管理者が指名する課長補佐又は専門職員
財務戦略課財務戦略課長
経理調達課経理調達課長
学務部学務課学務課長
学際教育課学際教育課長
学生支援課学生支援課長
国際交流課国際交流課長
入試課入試課長
施設部施設企画課長
情報推進課保護管理者が指名する課長補佐保護分担管理者が指名する専門職員
国際人間科学部鶴甲第一キャンパス事務課鶴甲第一キャンパス事務課長鶴甲第一キャンパス事務課総務係長
鶴甲第二キャンパス事務課鶴甲第二キャンパス事務課長鶴甲第二キャンパス事務課総務係長
医学部事務部総務課総務課長病院総務係長
管理課管理課長会計総括係長
施設管理課施設管理課長施設企画係長
病院経営企画課病院経営企画課長保護分担管理者が指名する専門職員
学務課学務課長保護分担管理者が指名する専門職員
研究支援課研究支援課長研究企画係長
医事課医事課長医事係長
医療支援課医療支援課長医療支援係長
国際がん医療・研究センター事務室国際がん医療・研究センター事務室長保護分担管理者が指名する専門職員
医療創成工学事務室医療創成工学事務室長
保健学研究科事務部事務長総務係長
工・システム事務部総務課総務課長保護分担管理者が指名する専門職員
会計課会計課長
学務課学務課長
海事科学研究科事務部事務長保護分担管理者が指名する専門職員
附属図書館事務部情報管理課長企画係長
附属学校部事務部事務長保護分担管理者が指名する専門職員
幼稚園・小学校事務係長
特別支援学校事務係長
文理農等キャンパス事務部人文学研究科事務課事務課長総務係長
文理農等キャンパス事務部理学研究科事務課事務課長総務係長
文理農等キャンパス事務部農学研究科事務課事務課長総務係長
文理農等キャンパス事務部科学技術イノベーション研究科事務課　事務課長保護分担管理者が指名する専門職員
社会科学系事務部法学研究科事務課事務課長総務係長
社会科学系事務部経済学研究科事務課事務課長総務係長
社会科学系事務部経営学研究科事務課事務課長総務係長
社会科学系事務部国際協力研究科事務課事務課長保護分担管理者が指名する専門職員
社会科学系事務部経済経営研究所事務課事務課長総務係長
監査室室長保護分担管理者が指名する専門員又は専門職員
内部統制室室長補佐