神戸大学の保有する個人情報の管理に関する指針

○神戸大学の保有する個人情報の管理に関する指針

(平成17年3月17日制定)

改正	平成27年3月23日	平成27年12月22日
	平成29年5月23日	平成31年2月28日
	平成31年3月29日	令和4年3月29日
	令和7年5月30日

この指針は，個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。），行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）及び独立行政法人等の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針（平成16年9月14日総務省行政管理局長通知総管情第85号）に基づき，保有個人情報及び保有特定個人情報等の管理において遵守すべき事項を示し，個人情報，行政機関等匿名加工情報及び特定個人情報等の保護の観点から適正な管理を行うことを目的とする。

1　この指針において「個人情報」とは，個人情報保護法第2条第1項に規定するものをいう。

2　この指針において「個人識別符号」とは，個人情報保護法第2条第2項に規定するものをいう。

3　この指針において「要配慮個人情報」とは，個人情報保護法第2条第3項に規定するものをいう。

4　この指針において「保有個人情報」とは，個人情報保護法第60条第1項に規定する保有個人情報であって，神戸大学（以下「本学」という。）が保有するものをいう。

5　この指針において「行政機関等匿名加工情報」とは，個人情報保護法第60条第3項に規定するものをいう。

6　この指針において「個人番号」とは，番号法第2条第5項に規定するものをいう。

7　この指針において「特定個人情報」とは，番号法第2条第9項に規定するものをいう。

8　この指針において「特定個人情報等」とは，個人番号及び特定個人情報をいう。

9　この指針において「保有特定個人情報等」とは，特定個人情報等であって，本学が保有するものをいう。

第3　管理体制

1　本学に，保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報並びに保有特定個人情報等（以下「保有個人情報等」という。）を適切に管理するため，個人情報総括保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)，個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)，個人情報保護分担管理者(以下「保護分担管理者」という。)及び個人情報保護担当者(以下「保護担当者」という。)を置く。

2　本学に，保有個人情報等の管理の状況について監査するため，監査責任者を置く。

第4　教育研修

1　総括保護管理者は，保有個人情報等の取扱いに従事する職員（派遣労働者を含む。以下「職員」という。）に対し，保有個人情報等の取扱いについて理解を深め，保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

2　総括保護管理者は，保護管理者，保護分担管理者及び保護担当者に対し，現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を行うものとする。

3　保護管理者は，保有個人情報等の適切な管理のため，職員に対して，総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

第5　職員の責務

職員は，個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り，関連する法令，規則等の定め並びに総括保護管理者，保護管理者，保護分担管理者及び保護担当者の指示に従い，保有個人情報等を取り扱わなければならない。

第6　アクセス制限

1　保護管理者（事務組織にあっては，保護分担管理者。以下第13まで同じ。）は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲及び権限を，当該職員が業務を行う上で必要な最小限の範囲に限るものとする。

2　アクセスする権限を有しない者は，保有個人情報等にアクセスしてはならない。

3　職員は，アクセスする権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。

第7　複製等の制限

保護管理者は，職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても，次に掲げる行為については，当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を限定し，保護管理者の指示により行わせるものとする。

(1)　保有個人情報等の複製

(2)　保有個人情報等の送信

(3)　保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4)　その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

第8　誤りの訂正等

職員は，保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には，保護管理者の指示に従い，訂正等を行うものとする。

第9　媒体の管理等

職員は，保護管理者の指示に従い，保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管，施錠等を行うものとする。

第10　廃棄等

職員は，保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には，保護管理者の指示に従い，当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

第11　保有個人情報等の取扱状況の記録

保護管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

第12　保有個人情報等の提供

1　保護管理者は，個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には，原則として，提供先における利用目的，利用する業務の根拠法令，利用する記録範囲及び記録項目，利用形態等について書面を取り交わすものとする。

2　保護管理者は，個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には，安全確保の措置を要求するとともに，必要があると認めるときは，提供前又は随時に実地の調査等を行い，措置状況を確認してその結果を記録するとともに，改善要求等の措置を講ずるものとする。

3　保護管理者は，個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において，必要があると認めるときは，1及び2に規定する措置を講ずるものとする。

4　保護管理者は，個人情報保護法第107条の規定に基づき行政機関等匿名加工情報を提供する場合において，必要があると認めるときは，1及び2に規定する措置を講ずるものとする。

5　保護管理者は，番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き，保有特定個人情報等の提供をしてはならない。

第13　業務の委託等

1　保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，保有個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう，必要な措置を講ずるものとする。また，契約書に，次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者及び業務従事者等の管理及び実施体制，保有個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(1)　保有個人情報等に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務

(2)　再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号）第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。この号及び4において同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3)　保有個人情報等の複製等の制限に関する事項

(4)　保有個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5)　委託終了時における保有個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項

(6)　違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項

2　1によるほか，保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，委託先において，番号法に基づき本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられていることを確認するとともに，契約書に，次に掲げる事項を明記するものとする。

(1)　特定個人情報等を取り扱う業務従事者の範囲並びに業務従事者に対する監督及び教育に関する事項

(2)　契約内容の遵守状況についての報告の義務

3　保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量等に応じて，委託先における管理体制，実施体制及び個人情報の管理の状況について，少なくとも年1回以上，原則として実地検査により確認するものとする。

4　委託先において，保有個人情報等の取扱に係る業務が再委託される場合には，委託先に1の措置（保有特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には2の措置を含む。）を講じさせるとともに，再委託される業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，委託先を通じて又は委託先自らが3の措置を実施するものとする。保有個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

5　保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には，労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。

6　保有個人情報等を提供又は業務委託する場合には，漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から，提供先の利用目的，委託する業務の内容，保有個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し，必要に応じ，氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。

第14　事案の報告及び再発防止措置

1　保有個人情報等の漏えい，滅失，毀損等の事案の発生等安全確保の上で問題となる事案（以下単に「事案」という。）の発生又は事案の発生のおそれがあることを知った者は，直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。

2　保護管理者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。

3　保護管理者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理者に報告するものとする。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理者に当該事案について報告するものとする。

4　総括保護管理者は，3の規定に基づく報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を学長に速やかに報告するものとする。

5　総括保護管理者は，事案の内容等に応じて，事案の内容，経緯，被害状況等について，文部科学省に対し，速やかに情報提供を行うものとする。

6　保護管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

第15　公表等

1　総括保護管理者は，事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る本人（保有個人情報等によって識別される特定の個人をいう。）への対応等の措置を講ずるものとする。

2　公表を行う事案については，当該事案の内容，経緯，被害状況等について，速やかに個人情報保護委員会に情報提供を行うものとする。

監査責任者は，保有個人情報等の適切な管理を検証するため，第3から第15までに規定する措置の状況を含む本学における保有個人情報等の管理の状況について，定期に及び必要に応じ随時に監査を行い，その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

保護管理者は，自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総括保管理者に報告するものとする。

第18　評価及び見直し

総括保護管理者，保護管理者等は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講ずるものとする。

第19　神戸大学情報セキュリティポリシー

独立行政法人等の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針「第6　情報システムにおける安全の確保等」及び「第7　情報システム室等の安全管理」その他の情報システムに係る本学における取扱いに関しては，神戸大学情報セキュリティポリシーの定めるところによる。

第20　文部科学省との連携

総括保護管理者は，「個人情報の保護に関する基本方針」（平成16年4月2日閣議決定）4を踏まえ，文部科学省と緊密に連携して，保有個人情報等の適切な管理を行うものとする。

第21　その他

この指針に基づく保有個人情報等の管理に関し必要な事項は，別に定める。

附　則(平成27年3月23日)

この指針は，平成27年4月1日から実施する。

附　則(平成27年12月22日)

この指針は，平成28年1月1日から施行する。

附　則(平成29年5月23日)

この指針は，平成29年5月30日から施行する。

附　則(平成31年2月28日)

この指針は，平成31年3月1日から施行する。

附　則(平成31年3月29日)

この指針は，平成31年4月1日から施行する。

附　則(令和4年3月29日)

この指針は，令和4年4月1日から実施する。

附　則(令和7年5月30日)

この指針は，令和7年6月1日から実施し，改正後の神戸大学の保有する個人情報の管理に関する指針の規定は，令和7年4月1日から適用する。