○神戸大学文書処理規程
| (平成16年4月1日制定) |
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目次
第1章 総則(第1条－第5条)
第2章 文書の接受及び配布(第6条・第7条)
第3章 文書の起案及び供閲(第8条－第10条)
第4章 合議及び決裁(第11条－第15条)
第5章 文書の発送(第16条－第20条)
第6章 補則(第21条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は，神戸大学(以下「本学」という。)における文書の処理について必要な事項を定め，事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは，その内容が本学の所掌事務に係るもので，次の各号に掲げるものをいう。
(1) 起案文書
(2) 職名又は組織名をあて名とする接受文書(以下「接受文書」という。)
(3) 職名又は組織名をもって発送する文書(以下「発送文書」という。)
2 この規程において「学内往復文書」とは，学内相互間の接受文書及び発送文書をいう。
3 この規程において「決裁」とは，それぞれの文書について承認を経るべき最終責任者の承認を得ることをいう。
(文書の取扱い)
第3条 文書は，常に丁寧に取り扱うとともに，その受渡しを確実に行い，汚損又は紛失しないように注意しなければならない。
2 文書は，一定の箇所に整理して保管し，常にその所在を明らかにしておかなければならない。
3 文書の処理は，起案又は供閲の方法により速やかに行うものとする。ただし，特に重要と認められる文書は，あらかじめ上司の指示を受けて処理をしなければならない。
4 秘密を要する文書は，その秘密が漏れないよう細心の注意を払い，原則として持ち回りで決裁を受けなければならない。
5 緊急に処理する必要がある文書は，その旨を標示し他の文書に優先して処理しなければならない。
(文書担当係)
第4条 事務局及び研究科等の事務部に，文書の接受及び発送を担当するため，文書担当グループ又は文書担当係(以下「文書担当係」という。)を置く。
(文書の記号及び番号)
第5条 接受文書には，文書番号を，発送文書には，文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付するものとする。
2 前項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる文書(以下「文書番号省略文書」という。)については，文書記号等を省略するものとする。
(1) 学内往復文書
(2) 職員及び学生が提出する願書，届出書等
(3) 会計に関する見積書，請求書，領収書等
(4) その他軽易な文書と認められるもの
3 文書記号は，別表第1のとおりとする。
[別表第1]
4 文書番号は，毎年4月1日をもって更新する。
5 同一案件の文書については，完結するまで同一の文書番号を用いるものとする。
第2章 文書の接受及び配布
(文書の接受)
第6条 接受文書は，文書担当係において接受するものとし，直接所管の係等に送達されたものは，直ちに文書担当係に回付しなければならない。
2 文書番号省略文書については，前項の規定にかかわらず，所管の係等において接受するものとする。
(文書の処理)
第7条 文書担当係において，接受する文書(親展文書，書留郵便物及び電報を除く。)は，文書整理簿(別記様式第1号)に所要事項を記入し，当該文書に文書番号及び受付年月日を記入の上，所管の係等に配布するものとする。
2 文書担当係は，親展文書，書留郵便物及び電報を接受したときは，次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 親展文書は，開封しないで名あて人又は所管の係等に配布する。
(2) 書留郵便物は，書留郵便物受付簿(別記様式第2号)に所要事項を記入し，名あて人又は所管の係等から受領印又は署名を徴して配布する。
(3) 電報は，名あて人に配布する。
3 親展文書又は書留郵便物で，名あて人が不在のため事務処理に支障を来たすおそれがあるときは，特定の者が開封することができる。
4 親展文書又は書留郵便物で，名あて人若しくは所管の係等又は前項の規定により開封する者が開封し，その文書が第1項に規定する手続を要すると認められるときは，速やかに文書担当係に回付しなければならない。
第3章 文書の起案及び供閲
(起案)
第8条 起案文書の表紙には，特に定めのある場合を除き，原議書(別記様式第3号)を用いるものとする。
2 前項の規定にかかわらず，名義者又は第14条に定める専決者(以下「決裁者」という。)が認めた場合は，原議書を用いることを要しない。
[第14条]
3 起案文書は，案件ごとに作成するものとする。
4 起案文書を作成するときは，文部科学省編「公文書の書式と文例」等によるものとする。
5 起案文書を訂正したときは，起案者はその箇所に押印しなければならない。
(起案文書の区分)
第9条 起案文書には，当該文書の内容を区分する簡単な語句を件名の後ろに括弧書する等の方法により，その区分を明示しなければならない。
2 前項の文書の区分を例示すると，次のとおりである。
(1) 通知 通知に関する文書
(2) 依頼 依頼に関する文書
(3) 照会 照会に関する文書
(4) 回答 依頼，照会等に対し，回答する文書
(5) 協議 協議に関する文書
(6) 上申 人事の上申に関する文書
(7) 申請 許可，認可，承認等を求めるために提出する文書
(8) 報告 法令等に基づいて官庁，上司その他に報告する文書
(9) 事務連絡 事務的な連絡文書
(供閲)
第10条 起案を要しない文書は，適宜の方法により関係者の閲覧に供するものとする。
2 起案を要する文書で，あらかじめ上司の指示を受ける必要があるもの又は事前に関係部課等の閲覧に供することが必要と認められるものについては，適宜の方法により関係者の閲覧に供するものとする。
3 接受文書を閲覧に供するときは，特に定めるもののほか，名あて人の決裁を受けるものとする。
第4章 合議及び決裁
(合議)
第11条 起案文書の内容が他の部課等に関係があるときは，起案文書を関係部課等に合議しなければならない。ただし，事前に関係部課等と協議し，意見の調整ができたとき又はその写を関係部課等に送付することをもって足りる場合は，この限りでない。
(合議文書の訂正)
第12条 合議を受けた部課等において起案文書の訂正を要すると認めるときは，起案の部課等と協議しなければならない。
2 前項の協議によって合議文書を訂正した者は，訂正個所に押印しなければならない。
(決裁)
第13条 起案文書は，特に定めるもののほか，名義者の決裁を受けるものとする。
(専決)
第14条 第10条第3項及び前条の規定にかかわらず，別表第2から別表第4までの事項欄に掲げる事項及びこれらに類するものとして総括文書管理者(神戸大学法人文書管理規則(平成23年3月31日制定)第3条第1項に規定する総括文書管理者をいう。以下同じ。)が認める事項の決裁については，文書の速やかな処理を図るため，それぞれ当該事項欄に対応する専決者欄に掲げる者及び総括文書管理者が指定する者が専決することができる。
(代理決裁)
第15条 決裁者が出張等で不在の場合，決裁の急を要する文書については，重要なものを除き，決裁者の直近下位の職にあるものが代決することができる。ただし，事後において決裁者に承認を求めなければならない。
第5章 文書の発送
(発送文書の日付)
第16条 発送文書の日付は，決裁の日とする。ただし，特別の事情があるときは，発送文書の日を決裁の日と異にすることができる。
(文書担当係への回付)
第17条 決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)で，文書整理簿への記入を要するものは，文書担当係に回付するものとする。
2 文書担当係は，決裁文書に文書記号等を記入するとともに，文書整理簿に所要事項を記入しなければならない。
(照合)
第18条 発送文書の照合は，起案の係等において行うものとする。
(公印の押印及び電子署名)
第19条 発送文書は，神戸大学公印規則(平成16年4月1日制定)の定めるところにより，公印を押印するものとする。ただし，学内相互間の発送文書及び決裁者が公印の押印を省略することを特に認めた発送文書については，公印の押印を省略することができる。
2 前項ただし書の場合において，学外へ発送する文書は，当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
3 第1項本文の規定にかかわらず，発送文書のうち，決裁者が電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名により行うことを承認したものについては，電子署名をもって発送文書が真正なものであることを認証するものとする。
(文書の発送)
第20条 文書の発送は，原則として文書担当係において行うものとする。
2 学内相互間の発送文書は，前項の規定にかかわらず，所管の係等において発送するものとする。この場合において，神戸大学情報ネットワークシステム又はファクシミリを利用して発送することができる。
第6章 補則
第21条 この規程に定めるもののほか，文書の処理に関し必要な事項は，事務局にあっては学長が，部局等にあっては部局等の長がそれぞれ定めるものとする。
附 則
この規程は，平成16年4月1日から施行する。
附 則(平成17年3月17日)
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この規程は，平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成17年6月30日)
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この規程は，平成17年7月1日から施行する。
附 則(平成17年9月30日)
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この規程は，平成17年10月1日から施行する。
附 則(平成17年10月31日)
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この規程は，平成17年11月1日から施行する。
附 則(平成18年3月31日)
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この規程は，平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成19年3月30日)
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この規程は，平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年5月31日)
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この規程は，平成19年6月1日から施行する。
附 則(平成20年3月31日)
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この規程は，平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成21年3月31日)
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1 この規程は，平成21年4月1日から施行する。
2 平成23年3月31日までの間，別表中「神大附幼附属幼稚園に関するもの」及び「神大附小附属小学校に関するもの」とあるのは「神大附明附属幼稚園，附属小学校，附属明石小学校，附属明石中学校及び附属中等教育学校(明石校舎)に関するもの」と「神大附中等附属中等教育学校に関するもの」とあるのは「神大附住附属住吉小学校，附属住吉中学校及び附属中等教育学校(住吉校舎)に関するもの」と読み替えるものとする。
3 平成23年4月1日から平成26年3月31日までの間，別表中「神大附幼附属幼稚園に関するもの」及び「神大附小附属小学校に関するもの」とあるのは「神大附明附属幼稚園，附属小学校，附属明石小学校及び附属中等教育学校(明石校舎)に関するもの」と「神大附中等附属中等教育学校に関するもの」とあるのは「神大附住附属住吉小学校及び附属中等教育学校(住吉校舎)に関するもの」と読み替えるものとする。
4 平成26年4月1日から平成27年3月31日までの間，別表中「神大附小附属小学校に関するもの」の次に「神大附明附属中等教育学校(明石校舎)に関するもの」を加え「神大附中等附属中等教育学校に関するもの」とあるのは「神大附住附属中等教育学校(住吉校舎)に関するもの」と読み替えるものとする。
附 則(平成22年3月8日)
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この規程は，平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成22年6月22日)
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この規程は，平成22年7月1日から施行する。
附 則(平成23年3月31日)
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この規程は，平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成24年3月21日)
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この規程は，平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月27日)
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この規程は，平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成25年6月25日)
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この規程は，平成25年7月1日から施行する。
附 則(平成25年9月27日)
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この規程は，平成25年10月1日から施行する。
附 則(平成26年3月27日)
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この規程は，平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成27年3月31日)
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この規程は，平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年7月28日)
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この規程は，平成27年8月1日から施行する。
附 則(平成27年9月30日)
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この規程は，平成27年10月1日から施行する。
附 則(平成27年11月30日)
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この規程は，平成27年12月1日から施行する。
附 則(平成28年3月31日)
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この規程は，平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年9月30日)
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この規程は，平成28年10月1日から施行する。
附 則(平成29年3月31日)
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この規程は，平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成29年11月30日)
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この規程は，平成29年12月1日から施行する。
附 則(平成30年3月30日)
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この規則は，平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年6月28日)
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この規程は，平成30年7月1日から施行する。
附 則(平成30年12月20日)
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この規則は，平成31年1月1日から施行する。
附 則(平成31年2月28日)
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この規程は，平成31年3月1日から施行する。
附 則(平成31年3月29日)
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この規程は，平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和元年9月30日)
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この規程は，令和元年10月1日から施行する。
附 則(令和2年3月31日)
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この規程は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月31日)
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1 この規程は，令和3年4月1日から施行する。
2 海事科学部が存続する間，別表第1中「海洋政策科学部及び海事科学研究科に関するもの」とあるのは「海洋政策科学部，海事科学部及び海事科学研究科に関するもの」と読み替えるものとする。
附 則(令和3年9月30日)
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この規程は，令和3年10月1日から施行する。
附 則(令和4年3月31日)
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この規程は，令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年9月30日)
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この規程は，令和4年10月1日から施行する。ただし，別表第1の改正規定中ウェルビーイング先端研究センターに係る部分は，令和4年11月1日から施行する。
附 則(令和5年3月31日)
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この規程は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和5年9月29日)
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この規程は，令和5年10月1日から施行する。ただし，別表第1の改正規定中水素・未来エネルギー技術研究センターに係る部分は，令和5年11月1日から施行する。
附 則(令和6年3月27日)
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この規程は，令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和6年6月28日)
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この規程は，令和6年7月1日から施行する。
附 則(令和7年3月31日)
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この規程は，令和7年4月1日から施行する。
別表第1(第5条関係)
| 神大総 | 総務部総務課に関するもの |
| 神大広 | 総務部広報課に関するもの |
| 神大人 | 総務部人事課に関するもの |
| 神大業支 | 総務部業務支援室に関するもの |
| 神大企 | 企画部企画課に関するもの |
| 神大卒 | 企画部卒業生・基金課に関するもの |
| 神大国連 | 企画部国際連携課に関するもの |
| 神大研推 | 研究推進部研究推進課に関するもの |
| 神大連推 | 研究推進部連携推進課に関するもの |
| 神大DBLR推 | 研究推進部DBLR推進室に関するもの |
| 神大財企 | 財務部財務企画課に関するもの |
| 神大財戦 | 財務部財務戦略課に関するもの |
| 神大経調 | 財務部経理調達課に関するもの |
| 神大学 | 学務部学務課に関するもの |
| 神大学教 | 学務部学際教育課に関するもの |
| 神大学支 | 学務部学生支援課，インクルーシブキャンパス&ヘルスケアセンター及びキャリアセンターに関するもの |
| 神大国交 | 学務部国際交流課及び大学教育推進機構グローバル教育センターに関するもの |
| 神大入 | 学務部入試課及び大学教育推進機構みらい開拓人材育成センターに関するもの |
| 神大施 | 施設部及び環境保全推進センターに関するもの |
| 神大情推 | 情報推進課に関するもの |
| 神大文 | 文学部，人文学研究科に関するもの |
| 神大国文 | 国際人間科学部鶴甲第一キャンパス事務課に関するもの |
| 神大発 | 国際人間科学部鶴甲第二キャンパス事務課に関するもの |
| 神大法 | 法学部及び法学研究科に関するもの |
| 神大済 | 経済学部及び経済学研究科に関するもの |
| 神大営 | 経営学部及び経営学研究科に関するもの |
| 神大理 | 理学部及び理学研究科に関するもの |
| 神大医総 | 医学部総務課に関するもの |
| 神大医管 | 医学部管理課に関するもの |
| 神大医施 | 医学部施設管理課に関するもの |
| 神大医経 | 医学部病院経営企画課に関するもの |
| 神大医学 | 医学部学務課に関するもの |
| 神大医研 | 医学部研究支援課に関するもの |
| 神大医医 | 医学部医事課に関するもの |
| 神大医支 | 医学部医療支援課に関するもの |
| 神大がんセ | 医学部国際がん医療・研究センター事務室に関するもの
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| 神大保 | 医学部保健学科及び保健学研究科に関するもの |
| 神大工 | 工学部及び工学研究科に関するもの |
| 神大シ情 | システム情報学部及びシステム情報学研究科に関するもの |
| 神大農 | 農学部及び農学研究科に関するもの |
| 神大海 | 海洋政策科学部及び海事科学研究科に関するもの |
| 神大国協 | 国際協力研究科に関するもの |
| 神大科イ | 科学技術イノベーション研究科に関するもの |
| 神大高研 | 高等学術研究院に関するもの |
| 神大バイオ | バイオシグナル総合研究センターに関するもの |
| 神大内海域 | 内海域環境教育研究センターに関するもの |
| 神大安研 | 都市安全研究センターに関するもの |
| 神大分子 | 分子フォトサイエンス研究センターに関するもの |
| 神大研 | 経済経営研究所に関するもの |
| 神大図 | 附属図書館に関するもの |
| 神大附学 | 附属学校部に関するもの |
| 神大附幼 | 附属幼稚園に関するもの |
| 神大附小 | 附属小学校に関するもの |
| 神大附中等 | 附属中等教育学校に関するもの |
| 神大附特 | 附属特別支援学校に関するもの |
| 神大食資 | 農学研究科附属食資源教育研究センターに関するもの |
| 神大情 | 情報基盤センターに関するもの |
| 神大学機 | 学術研究推進機構に関するもの |
| 神大教機 | 大学教育推進機構に関するもの |
| 神大デ機 | デジタルバイオ・ライフサイエンスリサーチパーク推進機構に関するもの |
| 神大V | バリュースクールに関するもの |
| 神大研基 | 研究基盤センターに関するもの |
| 神大海探 | 海洋底探査センターに関するもの |
| 神大社シ | 社会システムイノベーションセンターに関するもの |
| 神大数理 | 数理・データサイエンスセンターに関するもの |
| 神大計社 | 計算社会科学研究センターに関するもの |
| 神大先バ | 先端バイオ工学研究センターに関するもの |
| 神大先膜 | 先端膜工学研究センターに関するもの |
| 神大未医工 | 未来医工学研究開発センターに関するもの |
| 神大光散 | 次世代光散乱イメージング科学研究センターに関するもの |
| 神大ウ先研 | ウェルビーイング先端研究センターに関するもの |
| 神大水エ | 水素・未来エネルギー技術研究センターに関するもの |
| 神大産官学 | 産官学連携本部に関するもの |
| 神大地域 | 地域連携推進本部に関するもの |
| 神大DX | DX・情報統括本部に関するもの |
| 神大カ推 | カーボンニュートラル推進本部に関するもの |
| 神大ウ推 | ウェルビーイング推進本部に関するもの |
| 神大監室 | 監査室に関するもの |
| 神大内室 | 内部統制室に関するもの |
| 神大史室 | 大学文書史料室に関するもの |
別表第2(第14条関係)
別表第2
別表第3(第14条関係)
別表第3
別表第4(第14条関係)
別表第4
別記様式第1号(第7条第1項関係)
文書整理簿
別記様式第2号(第7条第2項第2号関係)
書留郵便物受付簿
別記様式第3号(第8条第1項関係)
神戸大学原議書